Wady i zalety Krajowego Systemu e-Faktur
1 Czym jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) będzie systemem kierowanym przez KIS, który pomoże wystawić, otrzymywać oraz odzyskiwać dostęp do wcześniej wystawionych ustrukturyzowanych faktur.
Fakturą ustrukturyzowaną jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu KSeF wraz z przydzielonym
numerem identyfikacyjnym tę fakturę w systemie. Sama faktura może być pobrana, przesłana i
udostępniona w postaci pliku xml.
1 Zalety KSeF z perspektywy państwa
Głównie instytucje państwowe dostrzegają zalety wynikające z Krajowego Systemu e-Faktur.
System ten przyczynia się między innymi do szybszej wymiany informacji między podatnikami a
administracją.
Przewiduje się, że taka praktyka przyczyni się do redukcji liczby wyłudzeń VAT-u,
które istotnie osłabiają budżet państwa. Dodatkową istotną zaletą jest poprawa nadzoru nad
opodatkowaniem VAT.
2 Zalety KSeF z punktu widzenia podatników
Jedną z kluczowych zalet jest brak konieczności przechowywania i archiwizowania faktur
papierowych, co stanowiło szczególne wyzwanie dla większych podmiotów gospodarczych. Faktury będą przechowywane w KSeF przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały
wystawione, w związku z czym nie ma konieczności drukowania, wysyłania i przechowywania
tradycyjnych faktur papierowych. (zob. art. 112aa ust. 1 ustawy o VAT).
Kolejnym atutem jest skrócenie czasu oczekiwania na zwrot podatku. Obecnie na zwrot podatku VAT przedsiębiorca standardowo czeka do 60 dni, natomiast korzystanie z KSeF skróci ten czas do maksymalnie 40 dni.
Niewątpliwą zaletą jest również ustandaryzowany format danych, co oznacza poprawienie jakości danych, a tym samym ograniczenie ilości błędów.
Szczególnie ważne dla podatnika jest także ograniczenie ryzyka ,,utraty’’ faktur, brak konieczności przygotowywania duplikatów faktur oraz możliwość szybkiego wystawiania i odbierania faktur elektronicznych w systemie.
Dzięki KSeF zniknie również obowiązek przekazywania na żądanie Urzędu Skarbowego plików
JPK_FA.
Dodatkowo, dzięki KSeF z obiegu księgowego z czasem znikną noty korygujące, faktury
uproszczone (po 1 stycznia 2025 roku), faktury wystawiane przy użyciu kas fiskalnych, duplikaty
faktur.
3 Wady KSeF
System oferowany przez Ministerstwo Finansów jest darmowy, co sprawia, że będzie jeszcze bardziej obciążony, wraz ze wzrostem liczby podmiotów go użytkujących. W związku z tym istnieje duże prawdopodobieństwo licznych przestojów i awarii systemu.
Korzystanie z KSeF wiąże się z ryzykiem wycieku danych. Konieczne jest zatem zabezpieczenie dostępu do systemu oraz przechowywanych danych, aby uniknąć naruszenia poufności informacji.
Implementacja KSeF może spowodować konieczność modyfikacji procesów biznesowych, szczególnie w przypadku firm korzystających dotychczas z tradycyjnych faktur papierowych. Wymagane może być dostosowanie systemów księgowych, przeszkolenie pracowników oraz
wprowadzenie nowych procedur.
Za brak wystawienia lub przekazania e-faktury do Krajowego Systemu e-Faktur grożą kary, które mogą sięgać nawet 100% kwoty podatku VAT zawartej na fakturze wystawionej poza tym systemem.